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Gestion d’entreprise : pourquoi opter pour un prestataire externe ?

En tant qu’entreprise, vous savez sûrement que la prise en charge d’un grand nombre de dossiers est importante pour le développement de votre affaire. Pour y arriver, certaines sociétés tendent à externaliser cette gestion à des prestataires spécialisés. En quoi consiste l’externalisation de la gestion d’entreprise ? Quels en sont les avantages ? Tour d’horizon.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

Aujourd’hui, l’externalisation est un phénomène qui prend de l’ampleur au sein des entreprises. Il est donc important de cerner et de maîtriser ce concept. Le terme vient du verbe externe, soit « d’extérieur ». Dans le monde de l’entreprise, il désigne la délégation d’une activité à un prestataire extérieur à l’entreprise, tel un prestataire informatique par exemple (un bond des demandes de prestataires dans ce domaine de +10% en 2019 d’après un rapport de Silicon.fr). L’objectif est de réduire les coûts et d’améliorer les performances.

Pour réussir à externaliser, il faut savoir répondre à ces questions :

●     Quelle est la valeur ajoutée de l’externalisation ?

●     Est-ce que j’ai besoin d’expertise ou de compétences ?

●     Quelles sont les activités que je dois déléguer ?

●     Quelle est ma stratégie de développement de l’activité ?

Pourquoi déléguer une partie de ses activités ?

La plupart des entrepreneurs développent leur entreprise afin qu’elle soit autonome et autogérée. Cela signifie que les dirigeants se chargent souvent seuls de la gestion de leur entreprise. Cependant, au cours de son développement, les activités administratives par exemple, peuvent devenir très chronophages pour le dirigeant et ses employés, d’où l’idée de déléguer. Cela permet aux internes de se consacrer plus librement à leurs missions à valeur ajoutée, à leur cœur de métier. A la clé, un gain de temps et d’argent et plus de motivation au sein de l’organisation.

Comment trouver les bons prestataires externes ?

En fonction de vos besoins, vous pouvez faire appel à un ou plusieurs prestataires. Si vous avez besoin de conseils, faites appel à un prestataire Expert-Comptable pour l’ensemble des questions fiscales. Si la gestion de vos infrastructures informatiques devient problématique, ici encore un prestataire externe spécialisé dans ce domaine vous sera d’une grande aide.

Vous pouvez également opter pour un prestataire à temps plein ou à temps partiel en fonction de la mission à accomplir et de son impact sur l’avenir de la société.

Pour trouver le professionnel répondant à vos attentes, des sites spécialisés en prestations diverses ainsi que des comparateurs sont au service des entreprises.

Pour entrevoir une collaboration pérenne et efficace, il convient d’étudier différents critères :

  • S’assurer des qualifications du prestataire externes, mais aussi de ses références ;
  • Consulter un historique de ses missions, son book s’il en dispose. Vous pouvez également vous fier aux avis laissés sur sa page internet ;
  • Vérifier que le prestataire est en mesure d’intervenir au sein de votre société, car il dispose des qualifications nécessaires et de l’expertise recherchée ;
  • Échanger avec le prestataire externe pour créer un climat de confiance, cerner sa personnalité, déceler ses soft-skills (gestion du stress, intelligence émotionnelle, qualités communicationnelles, organisation, réactivité…) pour rendre ce partenariat agréable. De plus, ce professionnel, le temps de sa mission, s’immisce au cœur de votre entreprise et peut gérer des données confidentielles et sensibles.

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

L’externalisation est l’opération par laquelle une personne, un groupe ou une entreprise délègue la gestion de ses activités à un tiers. Voici quelques avantages à faire appel à un prestataire externe :

  • Cette méthode très prisée des entrepreneurs permet d’avoir plus de temps pour se consacrer au cœur même de l’activité, qui justement mène à davantage d’équilibre et de rentabilité.
  • Avec l’externalisation, la responsabilité d’une tâche est transférée à un prestataire qui s’en occupe intégralement. etc. Son expertise permet un gain de temps, d’énergie et la gestion de tâches courantes hors de portée de l’entrepreneur lorsqu’il travaille seul et ne détient pas les compétences techniques.
  • Le recours à l’externalisation permet de dégager du temps et de l’énergie afin de se focaliser sur des tâches plus stratégiques. De ce fait, il est possible d’accroître l’efficacité et la performance globale de l’entreprise sans pour autant augmenter les coûts.
  • Le recours à l’externalisation simplifie la gestion et la planification des activités.
  • Etc.

Externaliser certaines prestations profite aux entreprises soucieuses de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée au sein de l’organisation. Profitant de l’expertise d’un professionnel extérieur, il s’agit de mettre tout en place pour que l’activité soit optimisée, rentable, en croissance. Attention toutefois, trop externaliser ses ressources reviendrait à devenir dépendant des prestataires externes et de ne pouvoir avoir le contrôle en cas de crises éventuelles, etc.

Ainsi, pour certaines entreprises, l’externalisation devient nécessaire et source de rentabilité, notamment dans le secteur de l’IT (37% du marché de l’IT est détenu par les prestataires externes, toujours d’après l’enquête Silicon). Le développement rapide de leur activité rend les prestataires externes incontournables pour répondre à une forte charge de travail ou pallier le manque de compétences en interne.

(Crédit photo : iStock)

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