Gestion

La signature électronique, de nombreux avantages pour les entreprises

La signature électronique permet de garantir l’identité du signataire, la date du consentement et l’authenticité du document. Cet outil de travail est aujourd’hui accessible à tous et apparaît comme une évidence dans le monde professionnel. Zoom sur les avantages du nouveau phénomène de la signature 2.0 !

Une sécurité renforcée

La signature électronique est plus difficile à falsifier que sa version manuscrite. Elle est en effet accompagnée d’une empreinte numérique spécifique au document, qui permet de détecter une éventuelle modification. Un certificat électronique est intégré dans le document original, matérialisé par un horodatage unique. Le document est ainsi scellé le jour de la signature, appliquant une date universelle. La signature numérique dispose d’une véritable valeur juridique dès l’instant où elle est apposée au moyen d’un certificat électronique mis à disposition par une autorité de certification comme l’entreprise européenne Yousign.

Des coûts réduits

Économique, la signature électronique évite d’imprimer, de stocker et d’affranchir les documents. Nul besoin d’acheter du papier, des enveloppes, de l’encre, des stylos, des classeurs et autres boîtes à archive… Sans oublier que la facture d’électricité est réduite puisqu’il n’est plus indispensable d’utiliser l’imprimante ni la photocopieuse, et que l’espace lié à l’archivage est libéré. Les collaborateurs n’ont plus à se déplacer pour signer les documents, ce qui permet d’économiser sur les frais de repas et de route. Ce système offre aussi l’opportunité de réaliser diverses automatisations de ventes et limite les erreurs humaines. Alors que le paraphe traditionnel nécessite des contrôles manuels, la signature numérique permet de mieux maîtriser les risques financiers associés.

Un gain de temps significatif

La signature électronique accélère la conclusion des accords. Il suffit de se connecter à Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Le signataire n’est plus contraint d’attendre pour retourner à son bureau ou d’avoir une imprimante à disposition. Il peut signer à tout moment, qu’il soit chez lui, dans les transports ou en voyage d’affaires. Puis, le contrat est transmis automatiquement à l’expéditeur. Les parties qui omettraient de signer reçoivent une notification de rappel. Dans ce contexte, le délai d’attente pour récupérer un contrat signé s’en trouve considérablement raccourci : de quelques jours ou heures !

Une image de marque améliorée

Plus souple et flexible que la signature manuscrite, la signature électronique participe à la fluidité des échanges au sein d’une société et donc, à son bon fonctionnement. Cela témoigne d’une réelle volonté d’innover et de faciliter les démarches, ce qui en fait un moyen simple de se démarquer de la concurrence. Recourir à la signature numérique représente également une solution écologique, puisque les transactions n’exigent plus l’utilisation d’une seule feuille de papier. Son utilisation permet donc de limiter la déforestation et la consommation d’eau indispensables à la fabrication de papier, mais aussi les émissions de CO2 causées par les envois postaux… de quoi attirer les clients soucieux de protéger l’environnement.

(Crédit photo : iStock)

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