Le nouveau correspondant à la protection des données

La désignation d'un correspondant informatique et libertés permet aux entreprises d'échapper à certaines obligations de déclaration de fichiers à la Cnil.

Décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005, JO du 22

La grande innovation de la loi du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, qui a réformé la célèbre loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, a consisté dans l'instauration du correspondant à la protection des données, plus couramment appelé correspondant informatique et libertés ou Cil.
Un décret, paru en fin d'année dernière, est venu préciser notamment les modalités de désignation et les missions du Cil. Présentation de ce nouveau dispositif qui intéressera bon nombre d'entreprises.

Toutes les personnes en charge des traitements automatisés de données à caractère personnel - les responsables des traitements - ont la faculté de désigner un Cil, quel que soit leur statut ou leur taille. Ainsi, dans le secteur privé, peuvent désigner un correspondant les entreprises, les groupements, les associations, syndicats...

En pratique, le Cil doit, en principe, être désigné parmi le personnel de l'entreprise (ou de l'organisme) responsable des traitements.
Cependant, conscients que les entreprises de taille modeste ne disposent pas nécessairement d'une personne dotée des qualifications et compétences requises par les textes pour exercer la fonction de correspondant - compétences en matière de législation et d'informatique -, les pouvoirs publics ont prévu la possibilité de désigner un Cil en dehors du personnel de l'entreprise (consultant, avocat, expert-comptable par exemple).
Une liberté qui n'est toutefois plus de mise lorsque plus de 50 personnes sont chargées de la mise en oeuvre ou ont directement accès aux traitements ou aux catégories de traitements automatisés pour lesquels le responsable entend désigner un Cil. En effet, dans ce cas, seul un correspondant exclusivement attaché au service de la personne qui met en oeuvre ces traitements peut, en principe, être désigné.
Côté formalités, la désignation du Cil doit, après avoir été portée à la connaissance des représentants du personnel, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, être notifiée à la Cnil soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par lettre remise au secrétariat de la commission contre reçu, soit encore par voie électronique avec accusé de réception. L'accord écrit de la personne désignée comme Cil doit être annexé à cette notification.

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