• Première remarque, la réussite d'un recrutement dépend pour beaucoup du temps et du soin que le recruteur consacre à sa préparation en amont.

Ainsi, notamment, rien ne peut être sérieusement entrepris avant d'avoir procédé à la définition précise du poste à pourvoir, ce qui suppose que l'entreprise analyse en profondeur ses besoins réels.

• Une fois le poste défini, il faut encore, avant de passer à la phase de recherche de candidats, bien choisir le type de contrat de travail auquel recourir : contrat de travail à durée indéterminée ou au contraire à durée déterminée, contrat de travail à temps plein ou à temps partiel...

• Ensuite, la phase de recherche de candidats amènera l'entreprise à se demander si elle peut pourvoir le poste en faisant appel à ses ressources internes. Et dans le cas contraire, il conviendra de choisir le mode de prospection externe le plus adéquat pour attirer les candidatures les mieux ciblées : annonce dans la presse, cabinet de recrutement, sites Internet...

• Une fois le mode de prospection défini et la recherche lancée, vient ensuite la phase d'examen des candidatures reçues.

Il est alors impératif de procéder à un tri minutieux de toutes ces candidatures, avant d'entamer la difficile phase des entretiens d'embauche.

• Enfin, une fois la perle rare dénichée, il ne reste plus qu'à l'accueillir comme il se doit, afin que son intégration dans l'entreprise soit une réussite.

Cette dernière démarche suppose, là encore, le respect de quelques règles de bon sens.

La première réflexion à mener au cours de la procédure de recrutement consiste dans l'analyse précise du besoin de recrutement et dans la définition exacte du poste à pourvoir. La plupart des erreurs de recrutement sont en effet commises à ce moment de la démarche.
Cette phase essentielle ne doit donc jamais être négligée.

La meilleure façon pour le recruteur de diriger ses recherches vers les profils de candidats les plus adaptés est de recenser ses réels besoins. Cette analyse doit évidemment tenir compte du contexte économique et organisationnel de l'entreprise et, bien sûr, le cas échéant, de ses projets de développement.

C'est en effet l'occasion idéale de se pencher sur l'organisation de l'entreprise afin, peut-être, d'en profiter pour l'optimiser, en y apportant quelques retouches de fond.

Ces retouches pourront consister par exemple à modifier légèrement les fonctions de certains salariés déjà présents dans l'entreprise, et ainsi d'utiliser autrement certaines ressources internes.

Il convient alors de répondre à quelques questions simples telles que :
- S'agit-il d'une création de poste ?
- Si le poste est devenu vacant à la suite d'un départ, faut-il le pourvoir à nouveau tel quel, ou faut-il le réaménager ?
- Si le précédent titulaire du poste a démissionné, quelles sont les causes de cette démission (conditions de travail, salaire, conflit personnel, raisons d'ordre personnel...) ?
- Si le recrutement a pour objet de faire face à une augmentation de la charge de travail, quelles sont les causes de cette augmentation, implique-t-elle la mise en place d'une nouvelle organisation et/ou l'intégration de nouvelles compétences ?
- Quelles seraient les conséquences pour l'entreprise si le poste n'était pas pourvu ?...

La définition du poste de travail ne doit surtout pas se résumer à une banale énumération des tâches qui seront confiées à la nouvelle recrue. Elle doit faire l'objet d'une véritable réflexion, le cas échéant en concertation avec les salariés en place, et bien sûr avec le responsable hiérarchique du service, compte tenu du contexte dans lequel intervient le recrutement.

En pratique, cette définition du poste suppose au moins de déterminer :
- les missions qui seront confiées à l'intéressé ;
- les objectifs à atteindre, c'est-à-dire les attentes de l'entreprise en termes qualitatifs et quantitatifs, de motivation, et éventuellement en matière d'encadrement et de communication ;
- les moyens mis en oeuvre ;
- l'identification du poste, autrement dit le titre dont le salarié disposera ;
- la place du poste dans l'organigramme de l'entreprise (les liens hiérarchiques et fonctionnels du salarié) ;
- les éléments du contrat de travail (rémunération, mobilité, statut, etc.).

Après avoir fait ce point, il sera plus facile de cerner le profil du candidat idéal. Pour cela, il convient aussi de définir les critères indispensables à la prise en charge du poste : formation, expérience professionnelle, esprit de synthèse ou d'analyse, sens du contact, autonomie, etc.