Toutes les entreprises occupant au moins 50 salariés sont en principe tenues de mettre en place un système de participation des salariés aux résultats. Mais cette obligation légale répond à des règles strictes et complexes. Voici donc un tour d'horizon de ce qu'il faut connaître en la matière, à jour des derniers changements intervenus.

Dès lors que durant un exercice, l'effectif de votre entreprise vient à atteindre le seuil de 50 salariés pendant au moins 6 mois, consécutifs ou non, vous êtes, pour cet exercice, soumis à la participation. Vous devez alors, en principe, conclure avec vos salariés un accord collectif pour en fixer les modalités d'application.
Et lorsque votre effectif repasse sous la barre des 50 salariés, l'application de cet accord peut être suspendue, à condition toutefois qu'une clause particulière le prévoie expressément.
En pratique, pour vérifier si ce seuil d'effectif est atteint ou non, il convient notamment de prendre en compte les salariés en CDD, en contrat d'intérim et les salariés à temps partiel au prorata de leur temps de présence dans l'entreprise.

Si l'accord de participation peut être conclu dans le cadre d'un accord collectif de travail classique, il peut aussi, et c'est une spécificité, l'être au sein du comité d'entreprise ou par ratification par le personnel à la majorité des deux tiers.

Cet accord doit alors notamment préciser sa date d'effet et sa durée, la formule de calcul de la participation, les modalités de répartition entre les bénéficiaires et les modalités de gestion des droits.

Cela étant, depuis peu, les partenaires sociaux sont tenus de négocier au niveau de chaque branche un accord relatif à la participation. Les entreprises de la branche concernée pourront ensuite décider d'adopter ces accords " clé en main " ainsi négociés. Il faut donc vérifier ce qui a été fait au niveau de votre branche.

L'adhésion à un accord de branche s'effectuant en principe par voie d'accord conclu soit avec les représentants des organisations syndicales représentatives, soit au sein du comité d'entreprise, soit enfin par ratification par le personnel de l'entreprise à la majorité des deux tiers.

La participation, ou plus précisément ce que l'on appelle la réserve spéciale de participation, est le plus souvent calculée selon la formule suivante, proposée par le Code du travail :
RSP = 1/2 (B - 5 % C) x (S/VA).
Dans ce cadre, B représente le bénéfice de l'entreprise, C ses capitaux propres, S les salaires et VA sa valeur ajoutée.
Si, jusqu'à présent, le bénéfice à prendre en compte dans le cadre de cette formule correspondait au bénéfice fiscal, à savoir le bénéfice diminué de l'impôt correspondant après exonérations diverses et imputation des déficits antérieurs, la loi du 30 décembre 2006 pour le développement de la participation a changé la donne. En effet, à compter du 1er janvier 2008, la participation sera calculée à partir du bénéfice imposable retenu avant tout abattement ou exonération prévus par le Code général des impôts. En outre, ce bénéfice ne pourra en principe plus être réduit du report des déficits constatés au cours d'exercices antérieurs de plus de 5 ans à l'exercice en cours.
Ces changements ont ainsi pour effet de rendre la participation obligatoire dans de nombreuses entreprises fiscalement exonérées qui y échappaient auparavant, notamment celles bénéficiant de l'exonération applicable en zone franche urbaine, ou certaines entreprises nouvelles.

Par ailleurs, vous pouvez toujours choisir d'intégrer dans votre accord une formule de calcul de la réserve spéciale de participation différente de la formule légale. Mais attention, cet accord dérogatoire doit assurer aux salariés des avantages au moins équivalant à ceux résultant de la formule légale.

Autre point important, pour bénéficier des avantages sociaux et fiscaux, la réserve spéciale de participation ne doit pas excéder la moitié du bénéfice net comptable de l'entreprise, ou l'un des trois plafonds suivants au choix :
- le bénéfice net comptable diminué de 5 % des capitaux propres ;
- le bénéfice net fiscal diminué de 5 % des capitaux propres ;
- la moitié du bénéfice net fiscal.
En pratique, c'est à l'accord de préciser le plafond applicable.