Tôt ou tard, il faut s'y attendre : votre entreprise fera l'objet d'un contrôle de la part d'un inspecteur de l'Urssaf. Pour vous aider à faire face à cette épreuve, voici une présentation du déroulement de la procédure de contrôle, à la lumière notamment de nouveaux textes réglementaires récemment parus et applicables en principe dès ce 1er septembre.

Le contrôle sur place
Souvent le plus redouté des employeurs, le contrôle sur place est très encadré. Ainsi, l'inspecteur doit, en principe, adresser au préalable à l'employeur un « avis de contrôle », mentionnant notamment la date de la première visite et une liste non exhaustive de documents à mettre à sa disposition. La première visite ne peut alors, en principe, intervenir avant un délai de 15 jours suivant la première présentation de cette lettre.

Le contrôle par échantillonnage
Afin de faciliter les opérations de contrôle, la réglementation donne une base légale à l'utilisation de la méthode de calcul du redressement par échantillonnage et extrapolation. Mais attention, cette méthode suppose nécessairement que l'employeur soit informé de la volonté de l'Urssaf de la mettre en oeuvre. Mieux : il peut toujours la refuser.

Le contrôle sur pièces
Depuis le 1er septembre 2007, l'Urssaf est autorisée à procéder, à l'intérieur même de ses locaux, à un « contrôle sur pièces », mais seulement pour les entreprises occupant au plus 9 salariés. À l'issue de ce contrôle, si les éléments en la possession de l'Urssaf lui ont permis de se prononcer, la décision peut être prise de procéder ou non à un redressement. En revanche, lorsque l'examen des pièces nécessite d'autres investigations, ou lorsque le cotisant n'a pas transmis les éléments demandés, l'Urssaf doit l'informer que la procédure de « contrôle sur place » va être engagée.

Vérification des déclarations
Outre le contrôle sur place et le contrôle sur pièces, l'Urssaf peut également procéder à des vérifications sur pièces, et ainsi déceler d'éventuelles anomalies dans les déclarations produites par l'employeur. Plus encore, l'Urssaf a même la possibilité de recouper ces déclarations avec des informations provenant d'autres administrations. En outre, dans le cadre de cette procédure, l'organisme peut demander par écrit au cotisant de communiquer tout document ou information complémentaire.
En pratique, si la vérification donne lieu à régularisation, l'Urssaf informe l'employeur, par lettre recommandée avec accusé de réception, des déclarations et documents examinés, des périodes, du motif, du mode de calcul et du montant de redressement envisagé.

La charte du cotisant contrôlé
Dans le but de mieux garantir les droits des usagers, une « charte du cotisant contrôlé » doit être remise par les inspecteurs du recouvrement aux intéressés dès le début du contrôle. Cette charte présente la procédure de contrôle et les droits dont dispose le cotisant pendant tout le déroulement de la procédure.

Possibilité de se faire assister par un conseil
La possibilité pour le cotisant de se faire assister pendant le contrôle du conseil de son choix, déjà prévue en matière fiscale, a été étendue en cas de vérification par l'Urssaf. L'organisme est donc désormais tenu d'indiquer ce droit tant dans l'avis de passage adressé au cotisant avant même le contrôle, que dans la lettre d'observations remise à l'issue du contrôle.

Le caractère contradictoire de la procédure
L'Urssaf ne peut mettre en oeuvre le recouvrement des cotisations, majorations et pénalités faisant l'objet du redressement avant d'avoir adressé au cotisant la réponse à ses éventuelles observations.
Cette procédure nouvellement applicable - déjà pratiquée par certains inspecteurs Urssaf - est directement inspirée de celle en vigueur en matière fiscale depuis de nombreuses années maintenant.