À moins d'aimer être débordé, chacun a intérêt à déléguer : pour gagner du temps et pouvoir se concentrer sur des tâches essentielles de direction ou sur des projets à long terme, réduire le stress, alléger son agenda, renforcer la motivation de son équipe, améliorer le résultat de son entreprise... Toutefois, dans la pratique, on se rend compte qu'il n'est pas toujours évident de confier une tâche à un collaborateur : " Les freins à la délégation sont nombreux. Certains sont purement techniques, d'autres tiennent davantage à la personnalité de celui qui doit déléguer ", explique Jean-Pierre Testa, consultant à la Cegos.

En effet, la délégation pose clairement le problème de la confiance envers les autres, ce qui n'est pas toujours évident, encore moins pour celui qui a un ego surdimensionné. " Avant de déléguer, il faut se poser deux questions. Premièrement : si je délègue et que mon collaborateur échoue, que risque-t-il de se passer ? Deuxièmement : suis-je prêt à assumer un échec ? " Si la réponse est négative à la deuxième question, attention car le stress sera alors peut-être plus important que celui occasionné par une surcharge de travail !

Pour que la délégation soit un succès, le " casting " de son délégataire doit être mené avec minutie et professionnalisme. " Les compétences sont importantes, mais il ne faut pas négliger les motivations de ses collaborateurs, quitte à mettre en place une formation pour développer les compétences de ceux qui montrent une plus grande motivation que d'autres ", signale Didier Noyé, auteur du livre Déléguer et responsabiliser, et consultant pour Insep Consulting. Évaluer les individus suppose de mettre en place une grille de comparaisons avec les attributs positifs et négatifs de chacun des délégataires potentiels, en rapport avec les exigences de la tâche à déléguer. L'esprit d'initiative reste l'une des qualités essentielles à privilégier. " Et, pour qu'une délégation se passe bien, il est impératif de mesurer le degré d'autonomie du collaborateur ", affirme Jean-Pierre Testa. Pour Didier Noyé, l'autonomie, " c'est la capacité à construire soi-même ses propres solutions tout en restant relié aux autres, en sachant quand se faire aider et par qui ". Dans certains cas, le titulaire de la délégation?s'impose?de?lui-même, lorsque, par exemple, un collaborateur soumet une idée à son supérieur. Il paraît alors évident que la conduite de ce nouveau projet devra être menée par celui qui en a eu l'idée, sous peine de voir des frustrations surgir, tant de la part de celui qui propose que de la part de celui qui hérite du projet sans avoir rien demandé. Le but ultime étant de fédérer le groupe autour du délégataire pour qu'il mène à bien son projet.

Avant de désigner officiellement un délégataire, il est aussi important d'analyser avec lui le contenu de la mission pour lui donner la possibilité d'émettre un avis ou de la refuser. Celui-ci peut en effet ne pas se sentir à la hauteur ou rencontrer des difficultés qui l'empêcheront de s'investir à fond dans cette nouvelle mission. En revanche, " une fois que le choix du délégataire est effectué, il faudra officialiser la délégation en informant les différents interlocuteurs de cette situation pour qu'aucun obstacle ne s'interpose ", conseille Jean-Pierre Testa.

Il est également essentiel d'officialiser par écrit qui fait quoi, comment et pendant combien de temps. Un plan d'action doit donc être mis en place et des réunions de suivi doivent être organisées de façon régulière entre le délégant et le délégataire. " Je conseille souvent de rapprocher dans le temps les premiers suivis, de manière à pouvoir réajuster rapidement les objectifs ", recommande Jean-Pierre Testa.

Didier Noyé met toutefois en garde contre une trop grande immixtion du délégant dans la mission de l'autre : " La clarification des rôles doit être claire. Il faut absolument éviter l'ambiguïté, et préciser par avance les règles du jeu, sans pour autant dicter ce que l'autre doit faire. " Au quotidien, différents types de suivi peuvent être mis en place : rapports écrits, comptes-rendus, mails, réunions, etc. Et quand des difficultés se présentent au délégataire, il doit pouvoir en avertir immédiatement son délégant. " La communication est indispensable entre les deux acteurs de la mission ", confirme Jean-Pierre Testa. Sous peine de courir à l'échec.