Comptes prévisionnels, tableau de bord et situations intermédiaires : voici une présentation des principaux outils vous permettant d'optimiser la gestion de votre entreprise.

Les comptes prévisionnels sont des documents comptables qui sont établis à l'avance, pour les exercices à venir ou pour l'exercice qui va débuter. Ils comprennent à la fois un bilan et un compte de résultat prévisionnels, voire un tableau prévisionnel de trésorerie.

Leur premier intérêt est de vous permettre de fixer des objectifs, en termes de chiffre d'affaires, de marge et de charges notamment. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence vos réalisations avec les prévisions, pendant l'année, à l'aide de votre tableau de bord mensuel, et en fin d'exercice lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.

Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions de développement de votre affaire qui s'imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.

On peut découper la démarche permettant d'élaborer des comptes prévisionnels en cinq étapes principales :

• La définition des orientations pour l'année : objectif de croissance annuelle, lancement d'une gamme de produits nouveaux, etc.

• La définition des moyens nécessaires pour atteindre l'objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, etc.

• La valorisation du chiffre d'affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et des objectifs.

Attention, cette évaluation doit être réaliste et en cohérence avec la capacité de votre entreprise. Pour cela, elle doit s'appuyer sur ses performances passées.

• L'estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l'ensemble des charges de l'entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.

• Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d'anticiper vos besoins, pour négocier par avance avec vos partenaires financiers si nécessaire.

Le tableau de bord est un document mensuel d'information financière établi dans des délais très brefs (8-10 jours maximum). Il vous permet de suivre au plus près, tout au long de l'exercice, l'évolution de votre activité, et de disposer, dans des délais brefs, chaque mois, d'une estimation du " score " réalisé jusque-là par votre entreprise.

Le tableau de bord vous permet de suivre au plus près la marche de votre affaire et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace.

Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l'information, qui vous permet de mieux connaître les résultats et l'évolution de votre entreprise.

Il se révèle être aussi un excellent outil de motivation pour vos collaborateurs, et plus particulièrement pour ceux que vous avez investis de responsabilités dans l'entreprise, et pour tous ceux dont la rémunération est pour partie fonction des résultats obtenus.

La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité, et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.

Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels on peut mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes par exemple). Il est ainsi, par exemple, inutile de suivre mensuellement les charges d'impôt ou d'assurance !

Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.

On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :

• le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;

• les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près ;

• les charges fixes, qui pourront être suivies par " abonnement ", c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (exemple : taxe professionnelle).