Frais de déplacement et barèmes kilométriques
Il est d'usage de rembourser les frais de déplacement professionnels en faisant application du barème forfaitaire kilométrique de l'administration fiscale.
Par SID Presse, le 20/02/2008
Mais attention, le maniement de ce barème exige d'en connaître parfaitement les caractéristiques.
À noter : l'application des barèmes kilométriques de l'administration fiscale par l'employeur pour le remboursement des frais exposés par un salarié contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles permet d'échapper à une éventuelle réintégration de ces sommes dans l'assiette des cotisations sociales.
Qui peut utiliser le barème ?
L'administration fiscale réserve l'utilisation du barème à certains contribuables. Il s'agit notamment :
- des titulaires de bénéfices non commerciaux (professions libérales) ;
- des dirigeants de SA, de SAS et de SARL soumises à l'impôt sur les sociétés ;
- des salariés.
Attention : les titulaires de bénéfices industriels et commerciaux ne peuvent se servir du barème pour comptabiliser leurs frais de déplacements professionnels. Lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel, ils ne peuvent déduire que les dépenses de fonctionnement exposées (prime d'assurance, entretien et réparation, carburant, etc.) au prorata de l'utilisation professionnelle du véhicule.
Le barème kilométrique est annuel
Lorsqu'un employeur rembourse à l'un de ses salariés les frais de déplacements professionnels qu'il a exposés avec son véhicule personnel, il le fait, en règle générale, mensuellement. Mais il ne faut pas perdre de vue que le barème de l'administration est annuel.
Illustration : en cas de remboursements mensuels au profit d'un salarié disposant d'un véhicule de 5 CV et réalisant entre 5 000 km et 20 000 km par an, le barème 2007 est le suivant : 1 100 € + (distance parcourue x 0,278).
Si un salarié parcourt 12 000 km environ par an avec un véhicule 5 CV et qu'au 1er trimestre 2008, il demande le remboursement de 1 200 km sur janvier, 1 100 km sur février et 800 km sur mars, deux options s'offrent pour le rembourser :
Si un salarié parcourt 12 000 km environ par an avec un véhicule 5 CV et qu'au 1er trimestre 2008, il demande le remboursement de 1 200 km sur janvier, 1 100 km sur février et 800 km sur mars, deux options s'offrent pour le rembourser :
| Mois | 1re option | 2e option |
| Janvier | 1 100 + (1 200 x 0,278) = 1 433,60 € |
1 100/12 + (1 200 x 0,278) = 425,27 € |
| Février(1) | 1 100 x 0,278 = 305,80 € |
1 100/12 + (1 100 x 0,278) = 397,47 € |
| Mars(1) | 800 x 0,278 = 222,40 € |
1 100/12 + (800 x 0,278) = 314,07 € |
| TOTAL | 1 961,80 € | 1 1136,81 € |
En choisissant la 2e option, l'employeur rembourse chaque mois le 12e de la somme forfaitaire fixe (1 100/12 pour un véhicule de 5 CV). Cette solution a le mérite pour lui d'éviter de consentir une avance de trésorerie de 1 008,33 € (11/12 x 1 100) dès le mois de janvier 2008. En revanche, la 1re option peut être intéressante pour résoudre des demandes d'avance sur frais de déplacement des salariés.
Le barème est publié l'année suivante
Normalement, le barème kilométrique publié en début d'année civile (N) s'applique aux remboursements des frais de l'année civile écoulée (N-1). En effet, le barème est prévu avant tout pour les salariés qui ont opté pour la déduction de leurs frais réels et qui peuvent ainsi calculer facilement, sans devoir en tenir comptabilité, leurs frais de déplacements professionnels. C'est pourquoi le barème est publié au moment où ils doivent déclarer leurs revenus de l'année précédente et les frais exposés la même année. Ainsi, si certains employeurs mentionnent la référence au barème dans les contrats de travail de leurs salariés, deux options s'offrent à eux :
- Ils peuvent préciser que les frais exposés en cours d'année seront remboursés sur la base du barème de l'année considérée. Dans ce cas, il y a lieu de régulariser en début d'année suivante.
Exemple : il a été remboursé à l'un des commerciaux, qui a parcouru 22 000 km à titre professionnel en 2007 avec son véhicule de 8 CV, la somme de 8 470 €, (22 000 x 0,385 € (1)). En début d'année 2008, la somme suivante lui est due :
(22 000 x 0,390 € (2)) - 8 470 = 110 €.
(22 000 x 0,390 € (2)) - 8 470 = 110 €.
- Il peut également être prévu que les frais de déplacements professionnels seront remboursés, de façon forfaitaire et définitive, sur la base du dernier barème connu à la date de leur paiement. Cette dernière solution, très communément utilisée par les chefs d'entreprise, a le mérite de la simplicité. Elle évite d'avoir à calculer en début d'année suivante des régularisations dont les montants sont généralement faibles.
(1) Application du barème 2006.
(2) Application du barème 2007.
(2) Application du barème 2007.
