Petite révolution dans la passation des marchés publics ! Les dispositions du nouveau code, entré en vigueur début 2004, obligent les acheteurs publics à s'organiser pour recevoir les candidatures des entreprises via Internet. Cette mesure, rendue obligatoire en début d'année, ne concerne pas tous les marchés. Elle s'applique uniquement à ceux qui relèvent de la procédure dite " formalisée ". Autrement dit, ceux dont le montant est supérieur à 150 000 euros pour l'État et 230 000 pour les collectivités locales. Pour les autres marchés, c'est aux acheteurs de décider s'ils veulent proposer ou non une procédure dématérialisée.
Cette nouveauté simplifie la donne, puisqu'elle permet aux entreprises de réaliser l'intégralité des étapes de la procédure à partir d'un simple ordinateur relié à Internet. Il devient ainsi possible de consulter les appels d'offres, de télécharger les dossiers de candidature et de transmettre son offre, à toute heure du jour ou de la nuit.

L'accès aux dossiers est beaucoup plus rapide
Cette possibilité offerte aux entreprises présente d'autres avantages. À commencer par un gain de temps. Car l'envoi des documents par voie électronique - cela prend quelques minutes - est sensiblement plus rapide que les moyens d'expédition habituels, comme La Poste ou par transporteur. On peut ainsi facilement gagner un ou deux jours.
La dématérialisation constitue également une source d'économies puisqu'elle permet d'éviter les frais d'affranchissement des dossiers de candidature (soit le prix d'une lettre recommandée avec AR, ou d'un envoi par transporteur). Au final, les entreprises ne supportent que leurs coûts de connexion à Internet, puisque le service de dématérialisation est gratuit. Ce sont en effet les collectivités qui prennent à leur compte l'intégralité des coûts techniques.
Pour répondre à un marché public en ligne, il faut toutefois disposer des équipements nécessaires. Les entreprises doivent ainsi se procurer un certificat de signature électronique. Assimilable à une carte d'identité électronique, celui-ci comporte des informations permettant à son détenteur de s'identifier personnellement (nom, prénom, pays, entreprise...). Son coût est raisonnable. Il démarre à quelques dizaines d'euros par an. Doté d'une période de validité de 1 à 3 ans, en règle générale, il peut avoir d'autres utilités, comme payer sa TVA par Internet.
Ces certificats sont disponibles auprès d'organismes bancaires ou de prestataires spécialisés comme BNP Paribas (Net-Identity), le Crédit agricole (CA Certificat), ou encore Infogreffe (Certigreffe). La liste complète de ces organismes est d'ailleurs disponible sur l'ensemble des sites de marchés publics. Bien entendu, ces certificats sont compatibles avec les différentes plates-formes techniques des acheteurs publics en ligne. Il suffit donc d'en détenir un seul, pour se porter candidat sur tous leurs sites. Mais qu'en est-il de la sécurité et de la confidentialité des procédures dématérialisées ? Il faut savoir que les candidatures et les offres sont cryptées depuis le poste de l'utilisateur. Elles restent donc scellées et inviolables, par quiconque, jusqu'à leur ouverture par l'acheteur public. Pas de risque de ce côté-là donc.

Doubler son envoi par courrier aboutit au rejet
Quant aux virus informatiques, ils ne semblent pas poser de problèmes particuliers. "Les collectivités avec lesquelles nous sommes en contact n'en font guère état", commente Marie-José Palasz, à la direction des affaires juridiques du ministère de l'Économie. Et lorsque cela arrive, l'acheteur public qui décide de mettre le fichier en quarantaine est alors tenu d'en informer le candidat. Libre alors à ce dernier de tenter à nouveau sa chance, quitte à envoyer son dossier par La Poste cette fois.
Il est d'ailleurs utile de rappeler qu'il n'y a aucune obligation de répondre en ligne à un appel d'offre dématérialisé. Il est tout à fait possible d'imprimer les documents, de les remplir à la main, et de les expédier sous enveloppe. De même, les entreprises ont toujours la possibilité de recevoir un document papier. Il suffit de le demander. Par contre, il ne faut jamais doubler son dépôt électronique d'un dépôt papier. Car le double envoi est un motif automatique de rejet.
Au fait, comment se comportent les 75 000 acheteurs publics vis-à-vis de la dématérialisation ? "Tous ne sont pas encore opérationnels, précise Marie-José Palasz. Mais on sent une accélération progressive de ceux qui se mettent au diapason, depuis la fin de l'année 2004."
Du côté des entreprises, en tout cas, on apprécie visiblement les avantages de la formule. Mais si l'on est friand de télécharger les informations sur Internet, on reste encore frileux face à l'envoi des offres par voie dématérialisée. Les comptages effectués sur le portail des marchés publics du ministère de la Défense, le prouvent : seules 210 candidatures ont été envoyées en ligne par les entreprises en 2004, pour 6 900 appels d'offres mis en ligne, et 50 000 téléchargements de dossiers de consultation. Toutes les autres sont arrivées par les voies d'acheminement classiques !
"La dématérialisation est toute récente, constate Marie-José Palasz, elle n'est pas encore entrée dans les moeurs, mais je pense qu'on va assister au même phénomène que pour la déclaration d'impôt par Internet." Après avoir connu un démarrage poussif, celle-ci rencontre aujourd'hui un succès fulgurant. Alors patience !